Automatiser les factures fournisseurs dans le BTP : par où commencer

Dans une entreprise du bâtiment, la facture fournisseur arrive rarement seule. Elle dépend d'un bon de commande passé par un conducteur de travaux, d'un bon de livraison signé sur le chantier, parfois d'un avoir. Et c'est souvent le dirigeant ou l'assistante qui fait le rapprochement le soir, document par document.

C'est précisément ce type de tâche que l'automatisation traite bien : répétitive, basée sur des règles, et coûteuse en attention.

Ce qui prend vraiment du temps

Avant de parler d'outils, il faut regarder où part le temps. Dans la plupart des PME du BTP, ce sont toujours les mêmes trois étapes :

1. Récupérer la facture : elle arrive par mail, en pièce jointe, parfois par courrier scanné.
2. Vérifier qu'elle correspond à ce qui a été commandé et livré : quantités, prix unitaires, chantier imputé.
3. Saisir la facture dans le logiciel de gestion ou de comptabilité.

La vérification est l'étape la plus longue, et c'est aussi là que se glissent les erreurs : une livraison partielle facturée en totalité, un prix qui a changé, une facture affectée au mauvais chantier.

Ce qu'une automatisation fait à votre place

Une chaîne de traitement bien construite reprend ces trois étapes :

• La boîte mail est surveillée. Chaque pièce jointe qui ressemble à une facture est récupérée automatiquement, quel que soit le fournisseur.
• Les informations sont extraites. Fournisseur, date, montant HT, TVA, références de commande : l'outil lit la facture, même scannée.
• La facture est contrôlée contre le bon de commande et le bon de livraison. Si tout concorde, elle passe. Si un écart apparaît, elle est mise de côté avec l'explication.
• L'écriture est préparée dans votre logiciel (Batigest, EBP, Sage ou autre), imputée au bon chantier.

Vous ne traitez plus toutes les factures : vous traitez seulement celles qui posent problème.

Par où commencer, concrètement

Le piège classique est de vouloir tout automatiser d'un coup. Il vaut mieux partir d'un périmètre étroit :

• Choisir vos cinq plus gros fournisseurs. Ils représentent généralement l'essentiel du volume, et leurs factures ont un format stable.
• Lister vos règles de contrôle actuelles, même si elles sont dans votre tête : « je vérifie toujours le prix du ciment », « une facture sans numéro de chantier, je la refuse ».
• Tester sur un mois de factures réelles avant de brancher quoi que ce soit sur votre comptabilité.

Une fois ce premier cercle fiable, on élargit aux autres fournisseurs, puis aux bons de livraison photographiés sur chantier.

Ce que ça ne remplace pas

L'automatisation ne décide pas à votre place de payer une facture contestée, et elle ne connaît pas vos arrangements oraux avec un fournisseur. Elle vous apporte les factures déjà vérifiées, et elle signale clairement celles qui demandent votre jugement.

L'objectif n'est pas de ne plus regarder ses factures. C'est de ne plus regarder que celles qui le méritent.

Si vous voulez savoir ce que ça donnerait sur vos propres documents, c'est exactement l'objet du diagnostic offert. Et pour voir les autres tâches qu'on automatise dans le bâtiment, la page automatisation BTP les détaille.